Jak formatować tekst w MS Word / Libre Office / Google Docs?

Wersje oprogramowania użyte do stworzenia screenów:

• MS Word: 365
• Libre Office: 6.3.2

Poniżej przedstawiamy krótki poradnik dla trzech najpopularniejszych edytorów tekstowych, który pozwoli na sformatowanie najważniejszych elementów tekstów. Skupiliśmy się na najczęściej popełnianych błędach.

Zwracamy szczególną uwagę, że praktycznie zawsze do konkretnych opcji można dostać się na co najmniej dwa różne sposoby (z wyjątkiem Google Docs, które ma zdecydowanie najmniej skomplikowane menu). W nowszych wersjach stacjonarnych pakietów biurowych (tj. Word i Writer) istnieją okienka wyszukiwania konkretnych funkcji. Gorąco radzimy z nich skorzystać, jeśli zapomnieliście położenia konkretnych przycisków.

1. Centrowanie tytułu

2. Ustawienia akapitu

3. Justowanie

4. Odstępy między akapitami

5. Interlinia

6. Zapis tytułu

7. Nagłówek dokumentu

8. Ukrycie nagłówka i stopki

9. Asteryski

10. Miękkie entery, twarde spacje

Najważniejsza informacja: nigdy, ale to nigdy nie centrujemy tytułu (lub jakiegokolwiek innego fragmentu tekstu) za pomocą tabulatorów albo, co gorsza, spacji. Przede wszystkim efekt będzie po prostu nieestetyczny (szczególnie w przypadku spacji trzeba by dosłownie wyliczać co do jednego liczbę znaków, które pozwolą na faktyczne wycentrowanie napisu, i za każdym razem będzie to inna liczba), a każda zmiana w tekście spowoduje, że napis nam się przesunie.

Do centrowania/środkowania używamy wyłącznie odpowiedniej opcji z menu formatowania lub skrótu klawiszowego (Ctrl + E dla Worda i Writera). Oczywiście należy wcześniej ustawić kursor tam, gdzie chcemy tekst wycentrować.

Podobnie należy postąpić z wyrównaniem tekstu do prawej. Program powinien usunąć spacje/tabulatory, którymi wcześniej wyrównywaliśmy fragment tekstu, ale gdyby tak się nie stało, należy usunąć je ręcznie.

Poniżej wygląd tytułu wycentrowanego za pomocą odpowiednich opcji. Zawsze będzie on pośrodku strony (uwaga, należy zwrócić uwagi, czy nie zostanie dodane mu wcięcie akapitowe! – najlepiej skontrolować to za pomocą klepsydry na linijce u góry strony lub na oko, zwracając uwagę, czy nie jest przesunięty w prawo względem środka strony), nawet jeśli zmieni się jego długość, na przykład dopiszemy lub usuniemy znaki.

Niewłaściwe lub niekonsekwentne ustawienia akapitu w dokumencie mogą spowodować prawdziwy bałagan. W każdym edytorze sposób dostania się do nich jest inny (a w Wordzie czy Writerze można to zrobić na kilka sposobów, poniżej tylko przykładowe lokalizacje).

Uwaga! Ustawienia dotyczą tylko zaznaczone fragmentu tekstu, jeśli chcemy wprowadzić je w całym dokumencie, należy wcześniej zaznaczyć cały tekst (np. Ctrl + A).

Ustawienia akapitu to miejsce, w którym można jednocześnie wprowadzić znakomitą większość poprawek (z wyjątkiem Google Docs, które to menu ma niezbyt ergonomiczne).

Chociaż wyjustowanie tekstu to dosłownie jedno kliknięcie, to wiele osób zaskakująco często o nim zapomina.

Ważna informacja: justowanie to to samo co dwustronne wyrównanie lub wyrównanie do prawej i lewej. Funkcjonują różne określenia.

Źle ustawione odstępy między akapitami to coś, co może naprawdę mocno zepsuć wizualną stronę dokumentu. Zanim przejdziemy do sedna, małe wyjaśnienie: istnieją dwie szkoły, które mają absolutnie odmienne podejście do tego elementu formatowania.

Pierwsza zakłada, że oddzielanie kolejnych fragmentów tekstu enterami (np. tytułu od treści) jest błędem i należy używać właśnie odstępów między akapitami (w przytaczanym przypadku: dolnych odstępów).

Pierwszy sposób jest bezpieczny raczej dla tekstów innych niż beletrystyka, gdzie faktycznie znacznie częściej trzeba oddzielać akapity czy inne fragmenty tekstu. To również odpowiednie rozwiązanie, jeśli tekst zostanie od razu wydrukowany lub zapisany w formacie takim jak PDF, czyli bez możliwości dalszej edycji.

Druga z kolei polega na pozostawieniu linijki (entera) odstępu.

Drobna uwaga: poza beletrystyką należy stosować tylko jedną metodę oznaczania akapitu. Będzie to albo wcięcie akapitowe (wtedy akapitów nie oddzielamy), albo linijka odstępu (wtedy nie używamy wcięć akapitowych). W beletrystyce z kolei nie oddzielamy akapitów treści bezpośrednio od siebie (ale już np. treść od tytułu albo asterysków).

W beletrystyce, a szczególnie w Fantazmatach, zdecydowanie preferujemy drugą wersję. Przede wszystkim szansa na zniknięcie linijki odstępu jest znacznie mniejsza niż na usunięcie formatowania lub problemy z jego odtworzeniem w innym pakiecie biurowym czy w trakcie konwersji na inny format. W najbardziej ekstremalnych przypadkach zdarzało się, że niektóre wersje oprogramowania biurowego, szczególnie starszego, w ogóle ignorowały takie formatowanie, w efekcie czego tekst zlewał się w nieprzejrzysty blok. Jest to też wersja preferowana przez wielu składaczy, w tym naszych.

Odstępy między akapitami to bezpośrednie formatowanie tekstu. Najprościej wytłumaczyć je jako przestrzeń dodawaną do tekstu od góry lub dołu. Ich usunięcie bez zmiany formatowania jest niemożliwe.

Jak wygląda tekst bez i z odstępami między akapitami? Screeny poniżej (ustawione dość duże wartości).

Jak zmienić ustawienia? Bardzo łatwo, jedynie w GDocs odpowiednie menu zostało nieintuicyjnie ukryte.

Interlinia to bardzo często ignorowany element formatowania dokumentu. A szkoda, bo jej użycie naprawdę ułatwia lekturę (chyba że chcemy drukować dokument i jednocześnie zużyć jak najmniej kartek, wtedy większy sens ma pozostanie przy interlinii 1).

Interlinię łatwo ustawić z poziomu menu w każdym edytorze tekstowym, ale odpowiednia opcja znajduje się też w Ustawieniach akapitu. W tym miejscu można ustawić inną wartość niż predefiniowana (co w praktyce przydaje się bardzo rzadko, jeśli w ogóle). W Fantazmatach używamy wartości 1,5 wiersza, co jest zupełnie optymalne (opcjonalnie można użyć wartości 1,15 – tekst jest bardziej zbity, ale wciąż czytelny). Wyższe wartości nie mają już uzasadnienia, chyba że z jakiegoś powodu chcemy, by w konkretnym fragmencie kolejne linijki tekstu były oddzielone naprawdę dużą ilością światła (przestrzeni).

Warto pamiętać, że stylowanie, podobnie jak w przypadku odstępów między akapitami, może mieć ustawioną inną interlinię!

Tytuł opowiadania (czy dokumentu) niemal zawsze powinien znajdować się na samej górze dokumentu oraz wyróżniać się formatowaniem. W przypadku dłuższych tekstów, z podziałem na rozdziały, sprawa jest trochę bardziej złożona, bo trzeba zaplanować odpowiednią strukturę kolejnych partii tekstu. Sprawa jest łatwiejsza z pojedynczymi opowiadaniami.

Najprościej oczywiście ustawić odpowiednią wielkość czcionki (wyraźnie większą, np. 24 pkt.) i pogrubić. W dłuższych tekstach (np. powieściach z podziałem na rozdziały) takie rozwiązanie sprawdza się już połowicznie. Nadal wizualnie wyróżni kolejne części tekstu, ale… nic poza tym.

Najbardziej optymalnym rozwiązaniem, które polecamy, jest użycie stylowania. Domyślny szablon Worda, Writera czy Google Docs ma wbudowaną tzw. Galerię stylów. Można ją praktycznie dowolnie modyfikować, ale domyślny zestaw jest wystarczający, jeśli nie tworzymy naprawdę skomplikowanego edytorsko dokumentu.

Stylowanie jest bardzo proste. Wystarczy zaznaczyć konkretny fragment tekstu i z listy na górze wybrać odpowiedni styl, w tym wypadku Nagłówek 1 (chociaż mógłby to być też Tytuł, ale ten lepiej zarezerwować do tekstów, które są podzielone na rozdziały, i w tej sytuacji użyć nagłówka właśnie do oznaczenia rozdziałów).

Uwaga! Nagłówek ma własne zdefiniowane formatowanie i zastępuje to w tekście. Nagłówki są też integralne w ramach dokumentu, tj. jeśli zmienimy ich formatowanie (np. kolor czcionki na czerwony), to edycji ulegną wszystkie fragmenty oznaczone tym stylowaniem.

Nagłówek jest raczej rzadko używaną częścią dokumentu, a warto jednak mieć w pamięci jego istnienie. Przede wszystkim można tam umieścić dane kontaktowe (także jeśli wysyłacie propozycje do wydawnictw, bo maile lubią się gubić). Nie będą one jednocześnie integralną częścią tekstu, a ich znalezienie będzie możliwe w każdej chwili. Sam nagłówek można bardzo szybko ukryć, a włączyć go bardzo łatwo: wystarczy dwukrotnie wcisnąć na górną przestrzeń kartki (nad pierwszą linijką tekstu, w tym przypadku nad tytułem). Zawartość wpisana w nagłówku będzie widniała na początku każdej kolejnej strony dokumentu, niezależnie od tego, czy liczy on sobie 2 strony, czy 2000. Jak ukryć nagłówek oraz stopkę, jeśli ich nie używamy? O tym w dalszej części.

Chociaż nie są to bezpośrednie elementy formatowania, to szczególnie przy dłuższych dokumentach ich ukrycie może nam pomóc… zaoszczędzić czas związany z przewijaniem kolejnych stron.

Domyślnie w Wordzie widoczny jest nagłówek i stopka, nawet jeśli są one puste. Efektem tego są puste przestrzenie na górze i dole każdej strony.

Taka przerwa może rozpraszać szczególnie przy sprawdzaniu dłuższego tekstu. Jeśli w stopce i nagłówku nie znajdują się więc dane, które nie są nam w danej chwili potrzebne, obie przestrzeni możemy szybko ukryć dwukrotnym kliknięciem na przestrzeń pomiędzy stronami. Powrócić do poprzedniego ustawienia można dokładnie w ten sam sposób: klikając dwukrotnie na przestrzeń (kreskę) między stronami.

Uwaga! To ustawienie zmienia tylko sposób wyświetlania dokumentu, nie ma żadnego wpływu na wydruk ani np. wygenerowanie dokumentu do PDF.

Punktory są rzeczą, od której należy trzymać się z daleka w każdym edytorze tekstowym. O ile w Wordzie i Writerze większego problemu nie ma, bo nie tworzą one ich samodzielnie, tak pisanie dialogów w Google Docs, szczególnie od znaku dywizu, nie półpauzy, skończy się na 100% zamianą znaku w punktor.

Taką sytuację najłatwiej rozpoznać po tym, że nie jest możliwe zamarkowanie kreski dialogowej i jest ona przesunięta względem reszty tekstu. Niestety problem jest w tej sytuacji taki, że nie istnieje sposób na automatyczną zamianę wszystkich takich znaków na ich normalne, edytowalne odpowiedniki, co równa się albo ręcznemu usuwaniu wszystkich punktorów w tekście, albo usunięciu całego formatowania poprzez wklejenie tekstu do systemowego Notatnika i przeklejenie go ponownie do dokumentu. W tej sytuacji punktory zamienią się na półpauzy lub „chińskie krzaczki”, które można zamienić na normalny znak za pomocą Ctrl + H.

Asteryski to dosłownie gwiazdki, które sygnalizują zmianę sceny (***). W gotowych publikacjach często zamieniane są na znaki graficzne (np. w serii Świata Dysku T. Pratchetta był to charakterystyczny wizerunek słonia z Dyskiem na grzbiecie). Wystarczy jedna gwiazdka (*), ale w praktyce polecamy używać trzech, są lepiej widoczne.

Jedyny problem z asteryskami występuje w Wordzie, który ma skłonność do zamieniania ich na bardziej rzucającą się w oczy wersję (jeśli wstawimy gwiazdki i naciśniemy enter):

W tej sytuacji wystarczy wcisnąć skrót Ctrl + Z, żeby cofnąć taką zamianę.

Miękki enter to znak, który w Wordzie pozwala przejść do nowej linijki bez tworzenia kolejnego akapitu. Z kolei twarda spacja nie pozwala rozłączyć słów, pomiędzy które została wstawiona (w praktyce przydaje się, żeby Word w wyniku zmiany formatowania nie przedzielił np. liczby i jednostki na dwie linijki).

W przypadku Fantazmatów nie ma potrzeby – a nawet niewskazane jest – używania znaków takich jak miękki enter czy twarda spacja (co więcej, w wielu wydawnictwach takich znaków nie dodaje się nawet na etapie redakcji i korekty!). Przede wszystkim należy pamiętać, że tekst w gotowej książce czy ebooku będzie wyglądał odrobinę inaczej niż w pliku Worda, więc o odpowiednie przeniesienia wyrazów zadba składacz. Najeżenie dokumentu do składu udogodnieniami wcale nie musi pracy skrócić, lecz bardziej ją wydłuży!

Najważniejsze pozostaje odpowiednie sformatowanie tekstu.